Einrichtung & Administration

Dieser Leitfaden behandelt die Installation, das Admin-Dashboard, die Vorlagenverwaltung, die Projektaktivierung, die Workflow-Erzwingung, die Automatisierungsverknüpfung, die Sichtbarkeit im JSM-Portal, die Auto-Apply-Konfiguration und die Hub-Seite.

1. App installieren

Öffnen Sie in Jira Apps → Weitere Apps entdecken und suchen Sie nach Enterprise Checklists for Jira, oder installieren Sie die App direkt über den Eintrag im Atlassian Marketplace.
Öffnen Sie nach der Installation die Jira-Einstellungen (⚙) → Marketplace-Apps → Enterprise Checklists for Jira, um zum Admin-Dashboard zu gelangen.
Administratoren, die die App zum ersten Mal nutzen, werden durch eine Erste Schritte-Seite und eine Konfigurieren-Seite geführt, die die vier Dashboard-Registerkarten erläutern.

Nur Benutzer mit den Rechten Site-Admin oder Projekt-Admin in Jira können auf das Admin-Dashboard zugreifen. Die alltäglichen Checklisten-Berechtigungen richten sich nach dem bestehenden Berechtigungsschema des Projekts — siehe Berechtigungsmodell unten.

2. Admin-Dashboard — Vier Registerkarten

Vorlagen

Die Registerkarte Vorlagen ist Ihre Steuerungsebene für die Globale Vorlagenbibliothek.

Erstellen / Bearbeiten / Löschen benannter Checklisten (z. B. QA Release Checklist, Bug Triage, Production Deployment). Vorlagennamen sind auf 100 Zeichen begrenzt.
Vorschau der gerenderten Checkliste vor der Veröffentlichung.
Anzahl verknüpfter Vorgänge — jede Zeile zeigt, wie viele aktive Vorgänge derzeit auf die Vorlage verweisen, damit Sie die Auswirkungen (Blast Radius) vor der Synchronisierung abschätzen können.
Synchronisieren — überträgt neue Vorlagenelemente auf jeden aktiven, ungelösten Vorgang, der derzeit mit dieser Vorlage verknüpft ist. Die Synchronisierung erfolgt nur anhängend (append-only) (siehe Dynamische Vorlagensynchronisierung unten).
Checklisten-Typ — jede Vorlage ist als Do-Confirm oder Read-Do gekennzeichnet (nach Atul Gawandes The Checklist Manifesto). Verwenden Sie Do-Confirm, um abgeschlossene Arbeiten anhand einer Liste zu überprüfen, und Read-Do für sequenzielle Verfahren, die Schritt für Schritt ausgeführt werden. Die Kennzeichnung erscheint als Lozenge (Status-Label) in der Vorlagenliste, der Starter-Galerie und im Vorgangs-Panel. Ältere, nicht typisierte Vorlagen werden weiterhin unterstützt.

Integrierte Starter-Vorlagen

Die Registerkarte Vorlagen bietet zudem einen kuratierten Katalog von 11 Starter-Vorlagen, die mit der App ausgeliefert werden. Durchsuchen Sie die Galerie, sehen Sie sich eine Vorschau der gerenderten Elemente sowie der Meta-Lozenges (Kategorie, Typ, Elementanzahl) an und klicken Sie auf Zu meinen Vorlagen hinzufügen, um eine Starter-Vorlage in die bearbeitbare Globale Vorlagenbibliothek Ihres Workspaces zu kopieren.

Kategorie	Starter
Engineering / DevOps	Production Deployment · Production Database Schema Migration
QA / Agile	Sprint Readiness
ITSM	Incident Management · IT Provisioning
Security / Vendor	Vendor Assessment · Third-Party Data Sharing Request
HR	Employee Offboarding & Access Revocation
Compliance	Cloud Infrastructure ePHI Baseline (HIPAA) · Financial System ITGC Audit (SOX)
Marketing / General	External Press Release

Die Übernahme erstellt eine unabhängige Kopie über den Standardpfad createTemplate. Die Originale im Katalog sind schreibgeschützt, werden niemals automatisch angewendet und überschreiben bei späteren App-Upgrades niemals Ihre angepasste Kopie.

Projekte

Durchsuchbare, paginierte Liste aller Jira-Projekte.
Aktivieren / Deaktivieren-Schalter pro Projekt. Projekte sind standardmäßig aktiviert (Opt-out-Modell).
Das Deaktivieren eines Projekts verbirgt das Checklisten-Panel vollständig in jedem Vorgang dieses Projekts (es wird nicht nur ausgegraut).

Einstellungen

Bei abgeschlossenem Element benachrichtigen — globaler Schalter, der steuert, ob das Abhaken eines Elements native Jira-Benachrichtigungen für Beobachter / Bearbeiter auslöst.
Sichtbarkeit im JSM-Portal — globaler Schalter, der die schreibgeschützte Anzeige von Checklisten im Kundenportal von Jira Service Management steuert. Kann auch pro Projekt überschrieben werden.
Standardvorlagen automatisch anwenden (Auto-Apply) — weisen Sie eine beliebige Globale Vorlage einem oder mehreren Jira-Vorgangstypen zu. Bei neuen Vorgängen dieses Typs wird die Vorlage bei der Erstellung angehängt, ohne dass eine Jira-Automatisierungsregel erforderlich ist.

Export

CSV-Massenexport jeder Checkliste in einem ausgewählten Projekt, paginiert für große Datenmengen.
Die Ausgabe ist nach OWASP vor Formel-Injektionen geschützt und verwendet den für Menschen lesbaren Jira-Vorgangsschlüssel (z. B. CMSP-7) in der Spalte Issue Key für direkte Querverweise durch Prüfer.
Exporte pro Vorgang bleiben über das Vorgangs-Panel verfügbar (nur für Jira-Admins / Projekt-Admins).

3. Der Checklist Hub (Admin-Ansicht)

Der Checklist Hub ist direkt über das obere Navigationsmenü von Jira zugänglich und dient als zentraler Einstiegspunkt für alle Benutzer. Während Endbenutzer ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben sehen, erhalten Jira- und Projekt-Admins auf dieser Seite Zugriff auf zusätzliche Governance-Funktionen:

Einblicke in die Vorlagennutzung: Sehen Sie aggregierte Statistiken (gesamte Checklisten und Vorlagen) über die gesamte Instanz hinweg, zusammen mit einer Rangliste, die genau zeigt, wie viele Vorgänge mit jeder Vorlage verknüpft sind. Nutzen Sie dies, um stark genutzte Prozesse zu identifizieren oder ungenutzte Prozesse auszumustern.
Projektausnahmen: Überprüfen Sie schnell Ihre Konfigurationsoberfläche mit einer zusammengefassten Liste von Projekten, die von den globalen Standardeinstellungen abweichen (z. B. Checkliste vollständig deaktiviert oder Überschreibungen der Sichtbarkeit auf Projektebene angewendet).
Schnellaktionen: Direkte Navigationslinks, die Sie direkt zum Admin-Dashboard oder zum Onboarding-Ablauf “Erste Schritte” führen.

4. Berechtigungsmodell

Die Checklisten-Berechtigungen stützen sich auf das bestehende Jira-Berechtigungsschema des Vorgangs:

Jira-Berechtigung	Was sie tun können
Vorgänge bearbeiten	Erstellen, bearbeiten, löschen, abhaken / Markierung aufheben, neu anordnen, Vorlagen anwenden, aktuelle Checkliste als Vorlage speichern.
Nur Projekte durchsuchen	Die Checkliste schreibgeschützt ansehen.
Projekt-Admin	Alles oben Genannte + Audit-CSV-Export pro Vorgang.
Jira- / Site-Admin	Alles oben Genannte + Admin-Dashboard, Verwaltung Globaler Vorlagen, Projekt-Schalter, CSV-Massenexport.

Kunden im JSM-Portal sehen die Checkliste immer schreibgeschützt und nur dann, wenn die Sichtbarkeit im JSM-Portal aktiviert ist.

5. Dynamische Vorlagensynchronisierung

Wenn Sie eine Globale Vorlage ändern und auf Synchronisieren klicken:

Die Admin-Benutzeroberfläche zeigt eine Anzahl der betroffenen Vorgänge an und erfordert eine ausdrückliche Bestätigung, bevor fortgefahren wird.
Die Synchronisierung erfolgt nur anhängend (append-only) — neue Elemente werden am Ende der Checkliste jedes Vorgangs hinzugefügt.
Bestehende Elemente (ob lokal neu angeordnet, bearbeitet oder sogar gelöscht) werden niemals überschrieben oder neu eingefügt.
Duplikate werden durch Textabgleich ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung erkannt und übersprungen.
Massensynchronisierungen unterdrücken Benachrichtigungen für Beobachter pro Vorgang, um E-Mail-Fluten zu vermeiden; Benutzer sehen neue Elemente beim nächsten Öffnen des Vorgangs.

6. Workflow-Erzwingung — `Checklist Complete`-Validierung

Blockieren Sie Übergänge (Transitions), bis die Checkliste vollständig abgearbeitet ist.

Bearbeiten Sie den Ziel-Workflow in Jira und wählen Sie den Übergang aus, den Sie einschränken möchten (z. B. In Review → Done).
Fügen Sie Validierung (Validator) → Checklist Complete hinzu.
Vorgänge ohne Checkliste passieren die Validierung (sodass ältere Vorgänge nicht blockiert werden).

7. Native Benachrichtigungen & Automatisierung

Beobachter-Benachrichtigungen — gesteuert durch die Einstellung Bei abgeschlossenem Element benachrichtigen. Wenn aktiviert, sendet das Abhaken eines Elements eine native Jira-Benachrichtigung an Beobachter und den Bearbeiter.
Automatisierungseigenschaft — jedes Abhaken / Aufheben der Markierung schreibt in die Vorgangseigenschaft enterprise-checklist-event. Erstellen Sie in Jira Automation Regeln mit dem Auslöser Vorgangseigenschaft geändert (Issue property changed) und reagieren Sie auf Checklisten-Aktivitäten (z. B. in Slack posten, den Vorgang überführen, eine Unteraufgabe erstellen).

8. JQL & Benutzerdefinierte Felder

Zwei schreibgeschützte benutzerdefinierte Felder (Custom Fields) werden für Filter, Dashboards, Boards und JQL bereitgestellt:

Checklist Progress (0–100%) — verwendbar in JQL wie "Checklist Progress" < 100 AND status = "In Review". Wird auch als numerisches Badge auf Kanban- / Scrum-Board-Karten angezeigt.
Checklist Audit Log — Zusammenfassung der jüngsten Audit-Einträge, die in der Jira-Historien-Registerkarte angezeigt werden.

9. Standardvorlagen automatisch anwenden (Auto-Apply)

Unter Einstellungen → Auto-Apply können Sie eine beliebige Globale Vorlage einem oder mehreren Jira-Vorgangstypen zuweisen. Wenn ein Benutzer einen neuen Vorgang dieses Typs erstellt, wird die entsprechende Vorlage automatisch angehängt. Dies ersetzt die fehleranfälligen “Wenn Vorgangstyp = Bug, dann Checkliste hinzufügen”-Regeln in Jira Automation, die die meisten Teams manuell erstellen.

10. Sichtbarkeit im JSM-Portal

Aktivieren Sie die globale Einstellung unter Einstellungen und überschreiben Sie diese optional pro Projekt in der Registerkarte Projekte. Wenn aktiviert, erscheint die Checkliste schreibgeschützt im Kundenportal von Jira Service Management — nützlich für HR-Onboarding- und IT-Bereitstellungsanfragen, bei denen der Anfragende den sichtbaren Fortschritt ohne Bearbeitungsrechte sehen möchte.

11. Betriebsgrenzen

Einschränkung	Wert
Maximale Elemente pro Checkliste	50
Checklisten pro Vorgang	1
Textlänge der Elemente	500 Zeichen
Länge des Vorlagennamens	100 Zeichen

Diese Grenzwerte werden sowohl in der Benutzeroberfläche als auch im Backend erzwungen.