Installatie & Beheer

Deze handleiding behandelt de installatie, het Admin Dashboard, sjabloonbeheer, projectactivering, workflow-handhaving, automatiseringskoppelingen, JSM-portaalweergave, auto-apply configuratie en de Hub-pagina.

1. De app installeren

Open vanuit Jira Apps → Meer apps ontdekken (Explore more apps) en zoek naar Enterprise Checklists for Jira, of installeer direct via de Atlassian Marketplace-vermelding.
Na installatie opent u Jira-instellingen (⚙) → Marketplace-apps → Enterprise Checklists for Jira om het Admin Dashboard te openen.
Beheerders die de app voor het eerst gebruiken, worden door een Getting Started-pagina en een Configure-pagina geleid die de vier dashboardtabbladen doorlopen.

Alleen gebruikers met Site Admin- of Project Admin-rechten in Jira hebben toegang tot het Admin Dashboard. De dagelijkse checklist-machtigingen volgen het bestaande machtigingenschema van het project — zie Machtigingenmodel hieronder.

2. Admin Dashboard — Vier tabbladen

Sjablonen

Het tabblad Sjablonen (Templates) is uw controlepaneel voor de Global Template Library.

Aanmaken / bewerken / verwijderen van benoemde checklists (bijv. QA Release Checklist, Bug Triage, Production Deployment). Sjabloonnamen zijn beperkt tot 100 tekens.
Voorbeeldweergave (Preview) van de gerenderde checklist vóór publicatie.
Aantal gekoppelde issues — elke rij toont hoeveel actieve issues momenteel naar het sjabloon verwijzen, zodat u de impact (blast radius) begrijpt voordat u synchroniseert.
Synchroniseren (Sync) — pusht nieuwe sjabloonitems naar elk actief, onopgelost issue dat momenteel aan dat sjabloon is gekoppeld. Synchronisatie is append-only (alleen toevoegen, zie Dynamische sjabloonsynchronisatie hieronder).
Checklist-type — elk sjabloon krijgt het label Do-Confirm of Read-Do (naar Atul Gawande’s The Checklist Manifesto). Gebruik Do-Confirm om voltooid werk te verifiëren aan de hand van een lijst, en Read-Do voor sequentiële procedures die stap voor stap worden uitgevoerd. Het label verschijnt als een lozenge (badge) in de sjablonenlijst, de startergalerij en in het issue-paneel. Oudere sjablonen zonder type worden nog steeds ondersteund.

Ingebouwde Starter-sjablonen

Het tabblad Sjablonen biedt ook een zorgvuldig samengestelde catalogus van 11 starter-sjablonen die met de app worden meegeleverd. Blader door de galerij, bekijk voorbeelden van gerenderde items + meta-lozenges (categorie, type, aantal items) en klik op Add to my templates (Toevoegen aan mijn sjablonen) om een starter te kopiëren naar de bewerkbare Global Template Library van uw werkruimte.

Categorie	Starter
Engineering / DevOps	Production Deployment · Production Database Schema Migration
QA / Agile	Sprint Readiness
ITSM	Incident Management · IT Provisioning
Security / Vendor	Vendor Assessment · Third-Party Data Sharing Request
HR	Employee Offboarding & Access Revocation
Compliance	Cloud Infrastructure ePHI Baseline (HIPAA) · Financial System ITGC Audit (SOX)
Marketing / General	External Press Release

Bij ingebruikname wordt een onafhankelijke kopie gemaakt via het standaard createTemplate-pad. De originelen in de catalogus zijn alleen-lezen, worden nooit automatisch toegepast en overschrijven uw aangepaste kopie nooit bij latere app-upgrades.

Projecten

Doorzoekbare, gepagineerde lijst van alle Jira-projecten.
Enable / Disable (Inschakelen / Uitschakelen) schakelaar per project. Projecten zijn standaard ingeschakeld (opt-out model).
Het uitschakelen van een project verbergt het checklist-paneel volledig voor elk issue in dat project (het wordt niet slechts grijs weergegeven).

Instellingen

Notify on item completed — globale schakelaar die bepaalt of het afvinken van een item native Jira-meldingen voor volgers (watchers) en de toegewezen persoon (assignee) activeert.
JSM portal visibility — globale schakelaar die de alleen-lezen weergave van checklists op het Jira Service Management-klantenportaal regelt. Kan ook per project worden overschreven.
Auto-Apply Default Templates — koppel een willekeurig Global Template aan één of meer Jira-issuetypes. Bij nieuwe issues van dat type wordt het sjabloon tijdens het aanmaken toegevoegd, zonder dat hiervoor een Jira Automation-regel nodig is.

Exporteren

Bulk CSV-export van elke checklist in een gekozen project, gepagineerd voor grote omgevingen.
De output is beveiligd tegen OWASP-formule-injectie en gebruikt de leesbare Jira-issue key (bijv. CMSP-7) in de kolom Issue Key voor directe kruisverwijzingen door auditors.
Exports per issue blijven beschikbaar via het issue-paneel (alleen voor Jira Admin / Project Admin).

3. De Checklist Hub (Beheerdersweergave)

De Checklist Hub is direct toegankelijk via het hoofdnavigatiemenu van Jira en fungeert als één centraal toegangspunt voor alle gebruikers. Terwijl eindgebruikers hun eigen toegewezen werk zien, krijgen Jira- en Projectbeheerders op deze pagina toegang tot extra beheerfuncties (governance):

Inzichten in sjabloongebruik: Bekijk geaggregeerde statistieken (totaal aantal checklists en sjablonen) over de gehele instance, samen met een gerangschikte tabel die precies laat zien hoeveel issues aan elk sjabloon zijn gekoppeld. Gebruik dit om veelgebruikte processen te identificeren of ongebruikte processen uit te faseren.
Projectuitzonderingen: Controleer snel uw configuratieoppervlak met een samengevatte lijst van projecten die afwijken van de globale standaardinstellingen (bijv. checklist volledig uitgeschakeld, of overschrijvingen van zichtbaarheid op projectniveau toegepast).
Snelle acties: Directe navigatielinks die u rechtstreeks naar het Admin Dashboard of de Getting Started-onboardingflow brengen.

4. Machtigingenmodel

Checklist-machtigingen liften mee op het bestaande Jira-machtigingenschema van het issue:

Jira-machtiging	Wat ze kunnen doen
Edit Issues (Issues bewerken)	Aanmaken, bewerken, verwijderen, afvinken / uitvinken, herordenen, sjablonen toepassen, huidige checklist opslaan als sjabloon.
Alleen Browse Projects (Projecten bekijken)	De checklist als alleen-lezen bekijken.
Project Admin	Alles hierboven + CSV-export van audits per issue.
Jira / Site Admin	Alles hierboven + Admin Dashboard, beheer van Global Templates, projectschakelaars, bulk CSV-export.

Klanten op het JSM-portaal zien de checklist altijd als alleen-lezen, en uitsluitend wanneer de JSM-portaalzichtbaarheid is ingeschakeld.

5. Dynamische sjabloonsynchronisatie

Wanneer u een Global Template wijzigt en op Sync (Synchroniseren) klikt:

De beheerdersinterface toont een aantal beïnvloede issues en vereist expliciete bevestiging voordat u doorgaat.
De synchronisatie is append-only — nieuwe items worden onderaan de checklist van elk issue toegevoegd.
Bestaande items (of ze nu lokaal zijn herordend, bewerkt of zelfs verwijderd) worden nooit overschreven of opnieuw ingevoegd.
Duplicaten worden gedetecteerd via een hoofdletterongevoelige tekstovereenkomst en overgeslagen.
Bulksynchronisaties onderdrukken meldingen voor volgers per issue om een overvloed aan e-mails te voorkomen; gebruikers zien nieuwe items de volgende keer dat ze het issue openen.

6. Workflow-handhaving — `Checklist Complete` Validator

Blokkeer transities totdat aan de checklist is voldaan.

Bewerk de doel-workflow in Jira en selecteer de transitie die u wilt beveiligen (bijv. In Review → Done).
Voeg Validator → Checklist Complete toe.
Issues zonder checklist passeren de validator (zodat oudere issues niet worden geblokkeerd).

7. Native meldingen & Automatisering

Meldingen voor volgers — beheerd door de instelling Notify on item completed. Indien ingeschakeld, stuurt het afvinken van een item een native Jira-melding naar volgers en de toegewezen persoon.
Automatiserings-eigenschap — elke keer dat een item wordt afgevinkt of uitgevinkt, wordt dit weggeschreven naar de issue-eigenschap (issue property) enterprise-checklist-event. Bouw in Jira Automation regels met de trigger Issue property changed (Issue-eigenschap gewijzigd) en reageer op checklist-activiteit (bijv. een bericht in Slack plaatsen, het issue overzetten naar een andere status, of een subtaak aanmaken).

8. JQL & Aangepaste velden

Er zijn twee alleen-lezen aangepaste velden (custom fields) beschikbaar voor filters, dashboards, borden en JQL:

Checklist Progress (0–100%) — bruikbaar in JQL zoals "Checklist Progress" < 100 AND status = "In Review". Wordt ook weergegeven als een numerieke badge op kaarten van Kanban- / Scrum-borden.
Checklist Audit Log — samenvatting van de meest recente audit-invoeren, zichtbaar in het tabblad Geschiedenis (History) van Jira.

9. Standaardsjablonen automatisch toepassen

Koppel in Settings → Auto-Apply een willekeurig Global Template aan één of meer Jira-issuetypes. Wanneer een gebruiker een nieuw issue van dat type aanmaakt, wordt het bijbehorende sjabloon automatisch toegevoegd. Dit vervangt de kwetsbare “als issuetype = Bug, voeg dan checklist toe” Jira Automation-regels die de meeste teams handmatig bouwen.

10. JSM-portaalzichtbaarheid

Schakel de globale instelling in via Settings (Instellingen) en overschrijf deze optioneel per project via het tabblad Projects (Projecten). Indien ingeschakeld, verschijnt de checklist als alleen-lezen op het Jira Service Management-klantenportaal — handig voor HR-onboarding en IT-provisioning-aanvragen waarbij de aanvrager de voortgang wil zien zonder bewerkingsrechten te hebben.

11. Operationele limieten

Beperking	Waarde
Maximum aantal items per checklist	50
Checklists per issue	1
Tekstlengte van item	500 tekens
Lengte van sjabloonnaam	100 tekens

Deze limieten worden zowel in de gebruikersinterface (UI) als in de backend gehandhaafd.